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2017年6月 9日 (金)

1.横芝光町公文書管理について

平成29年6月横芝光町議会定例会一般質問答弁書▼
質問議員名 齋藤 順一    答弁者 総務課長

(質問事項)▼1.横芝光町公文書管理について▼ ⑴ 町における公文書管理の認識は▼  ① 町における行政文書管理規定とは▼  ② 町公文書の価値基準は▼  ③ 町公文書の廃棄の期間及び考え方は▼  ④ 町公文書の点検、監査等の仕組みは▼  ⑤ 町公文書の管理権限はどの様なものか▼  ⑥ 町公文書と機密指定文書の管理保存体制は▼  ⑦ 町公文書と機密指定文書の区分は
(回答内容)▼ 齋藤順一議員からの大綱1点目の「横芝光町公文書管理について」と、大綱3点目の「町職員の窓口対応について」にお答えします。▼▼ まず、⑴「町における公文書管理の認識は」の1点目の「町における行政文書管理規定とは」についてですが、当町では、平成18年に文書管理規程を制定しており、総則、文書及び物品の収受、文書の処理、文書の施行、行政文書の整理・保存及び廃棄、雑則の6章で構成し、当町における行政文書の取扱いに関して必要な事項を定めております。▼ 次に、2点目の「町公文書の価値基準は」についてでありますが、文書の重要度により保存期間を永年、10年、5年、1年として定めております。一例をあげますと、永年保存では町議会の議案、会議録及び議決通知に関する文書や条例、規則、公示、訓令その他将来の例証となるべき文書の制定、改廃及び解釈運用に関する文書などとしており、町の意思の根幹に関わる文書から順に価値基準を定めているところでございます。▼ 次に3点目の「町公文書の廃棄の期間及び考え方は」についてでありますが、2点目の町公文書の価値基準にも関連しますが、保存期間が経過し、保存の必要がなくなったと判断される場合は、裁断又は焼却等▼により廃棄しております。なお、保存期間が経過した文書であっても、正当な理由により保存期間延長の申出があり、保存の必要を認めたときは、更に期間を定めて保存できるものとしております。▼▼ 次に4点目の「町公文書の点検・監査等の仕組みは」についてでありますが、担当課ごとに配置された文書主任の指示により、例年、前前年度の文書をファイル基準に従って保存箱及び簿冊により保存し、5月末日までに目録とともに総務課に引き継いでおります。なお、保存箱及び簿冊には、重要な文書を誤って破棄しないよう、所属課、保存年限及び保存満期などを記載したカードを貼付した上で、書庫など所定の場所に保存しているところでございます。▼ 5点目の「町公文書の管理権限はどの様なものか」についてでありますが、現年度及び前年度の文書の管理は、担当課で保管し、それ以前の文書の管理については、総務課が管理することとしております。▼ 次に6点目の「町公文書と機密指定文書の管理体制は」と7点目の「町公文書と機密指定文書の区分は」については、関連がありますので併せて回答させていただきます。当町には、機密指定文書の規定はありませんが、これに近いものとして、町情報公開条例第7条に規定する非開示情報がございます。非開示情報とは、法令又は条例により公にすることができないと認められる情報や個人の情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人が識別することができるもの又は個人の権利利益を害するおそれがあるものなど、7項目を記載しております。これらの文書は、収受又は起案の段階から非開示と表示することにより、誤って公開することのないように管理しておるところでございます。▼ 特にマイナンバーについては、鍵のかかる什器に格納するなど、保管を厳重にしているところです。▼ また、電磁的記録による文書につきましても、情報セキュリティポリシーの見直しによりセキュリティレベルを段階的に引き上げて、情報漏洩のないよう常に体制を整えているところであります。▼ 公文書管理につきましては、文書管理規程に沿いながら、適正に管理しているものと認識しており、今後とも文書の価値を見極めながら、管理を徹底するよう努めてまいります。

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